Comment mieux organiser le télétravail avec vos collaborateurs ?

La propagation du Coronavirus a récemment poussé les entreprises à développer le télétravail avec leurs collaborateurs. Si le télétravail est idéal pour être flexible dans ses horaires de travail, profiter d’un environnement paisible ou encore être plus proche de sa famille, l’envers du décor n’est pas aussi simple.

Manque de communication entre les membres de vos équipes, mauvaise coordination dans vos actions, perte de proximité avec vos clients… Le télétravail peut rapidement s’avérer être un véritable challenge !

Datasulting, c’est 10 collaborateurs passionnés par la valorisation des données, 100% connectés et 100% occupés grâce à notre organisation en télétravail. Découvrez nos astuces et conseils pour aborder cette période, parfois difficile, et réussir à bien travailler avec vos collaborateurs.

Tous les membres de nos équipes utilisent Slack pour communiquer en interne. Slack est une plateforme de communication collaborative sur ordinateur et smartphone. Chaque entreprise peut créer un groupe privé, et y inviter tous ses employés. Il est possible de communiquer par message direct ou de créer un groupe de discussion.

Nos équipes peuvent ainsi partager des informations ou des documents et échanger sur les projets en cours. Slack permet également de stocker des fichiers, de réagir aux messages et d’intégrer des applications comme Dropbox, Trello, Twitter, Google Drive, Skype…

Cet outil déjà en place avant la période de télétravail nous permet de garder le contact entre nos équipes. En savoir plus ici.

Afin de maintenir la proximité entre nos collaborateurs, nous utilisons également Microsoft Teams pour la visioconférence. Il s’agit d’une plateforme de communication permettant de centraliser les échanges des équipes et d’avoir des conversations en temps réel.

Microsoft Teams permet aussi de créer un espace privé où les collaborateurs peuvent envoyer des messages, organiser des visioconférences et partager leur écran. Et ce n’est que le haut de l’iceberg ! Il existe tant d’autres fonctionnalités à découvrir. Voici de nombreuses autres applications que nous utilisons avec nos clients comme Google Hangout, Whereby, Skype, Jitsi, Starleaf …

Nos équipes ont ainsi réduit les e-mails et les appels pour des échanges vidéo et les rendez-vous avec nos clients sont désormais réalisés en visio-conférence ! Nous nous réunissons également tous les matins sur Teams pour un café « virtuel ». C’est l’occasion pour nos Datasultant(e)s de partager des actualités et des anecdotes sur leur quotidien en confinement.

En télétravail, difficile de savoir quand vos collègues sont disponibles pour échanger sur un point ou pour organiser une réunion. Pour remédier à cela, nous vous conseillons Google Agenda.

Google Agenda est un agenda en ligne disposant d’une vue « planning » pour organiser vos sessions de travail et vos visioconférences. Partageable avec vos équipes, vous pouvez également visualiser les agendas de vos collaborateurs pour connaître leurs disponibilités et les inviter à une réunion par exemple.

C’est pourquoi nous utilisons cet agenda en ligne tous les jours, pour organiser nos actions avec nos équipes et informer de nos disponibilités. Pour en savoir plus, c’est par ici !

Pour faciliter la gestion des projets en cours et coordonner nos actions, nos équipes de Datasultant(e)s utilisent Trello. Cet outil de gestion de projet en ligne permet d’organiser vos projets sous forme de groupes de tâches (dites « cartes ») à réaliser. Les cartes sont assignables à des collaborateurs et sont mobiles d’un groupe à l’autre, traduisant leur avancement.

Avec Trello, nos équipes sont en mesure de rédiger une description pour chaque tâche, ajouter des commentaires et des dates limites, visualiser l’avancement des projets et partager des documents, etc.

Ces plateformes de messagerie et de gestion de projet, que nous utilisons au quotidien, permettent d’assurer une communication et organisation optimale. Voyez comment utiliser Trello.

Pour la gestion de nos données clients, nos échanges avec eux et nos mailings, nous utilisons Hubspot depuis le début de l’aventure Datasulting. HubSpot est un outil qui regroupe à la fois des fonctionnalités de gestion de base de données clients et de site internet. Avec à cet outil, nous suivons nos prospects et clients grâce à une vue globale de tout le pipeline de vente et des échanges avec nos contacts.

Hubspot nous permet en effet d’envoyer des emails, passer des appels depuis le CRM, programmer des réunions, automatiser les fiches contact et créer des mailings et newsletters pour la diffusion du contenu. Vous pouvez retrouver toutes ces fonctionnalités sur les différentes suites de Hubspot : HubSpot CRM, Hub Marketing, Hub Sales et Hub Services.

Vous l’aurez compris, Coronavirus ou pas, le télétravail est un superbe moyen d’assurer la continuité de vos activités professionnelles quel que soit votre lieu de travail. Le confinement nous oblige à soudainement mettre en pratique l’exercice, mais l’apprentissage n’en sera que plus rapide !

Si le télétravail peut être un véritable challenge au quotidien, les outils peuvent vous aider à mieux l’appréhender. Le plus important est de rester au contact de vos équipes et de vos clients. Et prenez bien soin de vous.