Pourquoi créer un pôle data dans son entreprise ?

Les avancées récentes de la BI (Business Intelligence) ainsi que la convergence entre les deux mondes de la BI et du web permettent désormais aux entreprises de transformer les données dont elles disposent en informations utiles pour mieux piloter leur activité. Vous l’avez bien compris et vous avez lancé votre suite décisionnelle. Mais pourquoi ne pas tout centraliser dans un pôle data ?

Et enfin, vos premiers rapports sont là. Vous observez avec satisfaction le fait qu’ils soient utilisés par la majorité de vos collaborateurs et certains se lancent même à leur tour dans la création de leurs propres tableaux de bord. C’est la consécration, votre récompense après tant d’efforts pour la mise en place de cet outil révolutionnaire. Et pourtant…

Pourtant l’émerveillement du début laisse vite place à de nouvelles inquiétudes et incohérences : les rapports et indicateurs en tout genre se propagent dans l’entreprise, vite, très vite, tellement vite que plus personne n’arrive à suivre. D’ailleurs pourquoi le chiffre d’affaires a-t-il une définition différente selon les rapports que vous regardez ? Quand pour le marketing celui-ci est défini par la somme des montants commandés, il est pour la comptabilité la somme des montants payés par les clients.

Ce phénomène est tout à fait naturel : chacun se sent libre de réaliser très facilement ses propres visualisations pour mieux comprendre et analyser son activité, la multiplication des rapports et des indicateurs est simplement la conséquence de la promesse des outils de self-service BI.

Oui, mais voilà, comment faire pour mettre le holà tout en gardant cet esprit d’initiative ? Comment être sûr que tous les membres de l’entreprise utilisent les mêmes données ? Comment savoir si les rapports ne sont pas redondants et que les collaborateurs perdent un temps précieux à (re)construire les mêmes ?

Il est essentiel de fixer des règles afin que tout un chacun utilise le même vocabulaire et les mêmes définitions lors de création de rapports pour éviter les incohérences de chiffres et garder confiance en votre donnée.

Ces règles permettront également de définir les rôles et périmètres d’accès ainsi que de veiller à ce que la protection des données personnelles ne soit pas corrompue même si un rapport est partagé par plusieurs métiers.
Admettons qu’un rapport référence les congés et horaires des collaborateurs ; il ne serait pas normal que les équipes de production aient accès aux données sensibles de la RH telles que les numéros de carte vitale.

Pour établir ces règles et veiller à leur respect, un pôle data peut-être mis en place. Ce pôle sera chargé de faire le lien entre les différentes entités de l’entreprise et devra travailler en étroite collaboration avec chaque métier pour coconstruire les usages de demain.

Celui-ci, composé de membres volontaires et experts sur les sujets liés à la donnée sera un réel support pour faciliter et accélérer les initiatives internes. Il aura néanmoins quatre rôles principaux pour assurer la gouvernance de la donnée :

Cartographier la donnée, valider sa complétude et sa fiabilité, lui apporter une définition métier et identifier les données sensibles. Le pôle data peut également faire l’inventaire des rapports déjà présents dans l’entreprise afin d’aiguiller les collaborateurs qui ne sauraient pas où trouver les informations dont ils ont besoin ;

Construire les règles et standards liés à l’usage des données ainsi que les mesures qui seront utilisées ;

Veiller au respect des normes et assurer la conformité avec les règles applicables ;

Assurer la protection et la mise à disposition des données dans le respect des normes définies tout en validant que les métiers ont suffisamment d’informations pour prendre des décisions data-driven.

Il serait utopiste de dire que ce travail ne sera réalisé qu’une fois puis maintenu dans le temps mais tout comme vos usages liés à la data, vos normes sont amenées à évoluer pour mieux s’adapter à vos nouveaux besoins.

Afin de conserver votre flexibilité, gardez en tête que rien n’est figé dans le temps et que vous pouvez à tout moment revenir sur une décision pour en choisir une plus adaptée à votre contexte.